Im Laufe der Jahre hat sich die Bedeutung der Schützenfeste zwar etwas aufgelockert, doch wichtig sind sie immer noch, um diverse lokale Bräuche standesgemäß mit dem Schützenverein zu feiern. Neben den größten Schützenfesten wie dem in Hannover, dem Neusser Bürger-Schützenfest oder dem Europaschützenfest gibt es noch sehr viele kleinerer Feste, auf die sich die Schützenmitglieder und ihre Freunde feiern. Wenn auch Sie ein solches Event auf die Beine stellen wollen, sollten Sie auf ein paar Dinge achten, damit es zu einem vollen Erfolg wird. Dafür haben wir Ihnen eine Checkliste zusammengestellt.
Wo möchten Sie feiern?
Die meisten (größeren) Events finden unter freiem Himmel statt. Der Vorteil hierbei ist, dass Sie mehr Gästen etwas bieten können, weil dann der entsprechende Platz dafür da ist. Bei schlechtem Wetter kann es allerdings sein, dass viele sich nicht hinaustrauen – alles hat eben seine Vor- und Nachteile. Da die meisten Schützenfeste in den wärmeren Monaten stattfinden, bietet sich das auch sehr an.
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Je nachdem, wie groß Sie Ihr Fest planen, sollten Sie unterschiedliche Dinge bedenken. In Ihrer eigenen Location sparen Sie die Miete und Nebenkosten im Gegensatz zu einer externen Location, haben aber eventuell nicht ausreichend Platz. Dafür kennen Sie diesen Veranstaltungsort in- und auswendig. Versuchen Sie sich vorher ein Bild über die Anzahl der möglichen Gäste zu machen und rechnen Sie lieber ein paar hinzu, als das es am Ende zu eng wird.
Sollten Sie sich im Zuge dessen für eine externe Location, sei sie nun In- oder Outdoor liegen, über die Anreise- und Parkplatzmöglichkeiten und über die Kühl- und Lagermöglichkeiten informieren. Außerdem sollten Sie auch darüber nachdenken, ob Security-Personal benötigt wird und inwiefern Möbel und Technik vorhanden sind oder sie zusätzlich organisiert werden müssten.
Der Termin
Für ein schönes Schützenfest braucht es Gäste. Damit diese zahlreich erscheinen, braucht es einen guten Termin. Dieser sollte sich nach der Urlaubs- bzw. Ferienzeit richten, danach, ob es parallel schon ein anderes Event gibt oder ob Feier- oder Brückentage darauf fallen. Ihr Schützenfest sollte idealerweise nicht in Konkurrenz zu anderen Veranstaltungen stehen oder an stressreichen Wochenenden stattfinden. Zudem sollten Sie den Termin Ihres Schützenfestes mindestens 2-3 Monate vorher festlegen und bekannt geben, damit er für Ihre potenziellen Gäste nicht zu weit im Voraus liegt, aber auch nicht zu überraschend kommt.
Welche Ausstattung Sie brauchen
Zunächst einmal sollten Sie sich überlegen, was Sie alles für die Grundausstattung benötigen:
• Schilder für die Toiletten, Parkplätze, Notausgänge etc.
• Stehtische/Tische/Stühle/Bänke
• Festzelt-Garnitur
• Bühne
• Lichttechnik
• Give-aways/Tombolapreise
• Feuerlöscher
• Besteck/Servietten/Geschirr
Manches hiervon brauchen Sie nicht selbst zu organisieren. So könnten Sie beispielsweise eine Catering-Firma buchen, die sich um die Verköstigung Ihrer Festgäste kümmert. Damit geben Sie einen sehr wichtigen Teil der Organisation aus der Hand und können sich noch besser um die anderen Dinge kümmern. Ähnlich sollten Sie auch vorgehen, wenn es um die musikalische Untermalung geht. Auch hier ist eine professionelle Firma oftmals die bessere Wahl.
Die Ablaufplanung
Ca. 2 Monate vor dem Schützenfest
| To Do | Check |
| Genehmigung für das Schützenfest einholen | |
| Versicherungen abschließen | |
| Sofern gewünscht: Genehmigung für einen Schützenumzug einholen und Route planen | |
| Künstlerbookings (bestätigen) | |
| Catering buchen | |
| Festprogramm festlegen | |
| Vereinsmitglieder / Gäste auswählen | |
| Einladungen schreiben und versenden |
Ca. 1 Woche vor dem Schützenfest
| To Do | Check |
| Equipment kaufen/mieten | |
| Getränke & Lebensmittel kaufen | |
| Beschilderung anbringen |
Ca. 1 Tag vor dem Schützenfest
| To Do | Check |
| Aufbau der Bühne & Technik | |
| Aufbau der Sitzgelegenheiten | |
| Getränke kühlen | |
| Speisen vorbereiten (falls kein Catering gebucht wurde) |
Am Tag der Veranstaltung
| To Do | Check |
| Speisen und Getränke bereitstellen | |
| Einweisung des Personals | |
| Tische decken / Dekoration anbringen |
Werbung
Wenn Sie soweit alles bedacht haben und in dem Wissen sind, dass Ihr Fest auch stattfinden kann, sollten Sie mit der Werbung beginnen. Dazu gehört es, offizielle Einladungen an die Vereinsmitglieder zu verschicken und mit Plakaten und Zeitungsannoncen auf Ihr Schützenfest aufmerksam zu machen.
Folgende Infos sollten die Einladungen/Werbemaßnahmen beinhalten:
| Einladung/Werbung | Check |
| Veranstalter mit Logo | |
| Datum, Beginn und Ende | |
| Ablauf/Programm | |
| genauer Adresse und Anschrift & Anfahrtsbeschreibung | |
| Parkmöglichkeiten | |
| Begleitpersonen/Nicht Vereinsmitglieder erwünscht? |
Wir wünschen viel Erfolg und Spaß
Auch wenn Sie Planung einiges an Arbeit erfordert, wo werden Sie am Ende sehen, dass sich all der Stress hierfür gelohnt hat. Wir wünschen Ihnen ganz viel Spaß bei der Planung, Organisation und natürlich beim Feiern!